跳到主要內容
logo
馬偕學校財團法人

文書組常見問題

文書組常見問題

  • 公文分為那幾種?用法為何？
分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」6種。學校常用之公文分為以下幾類：
一、令：發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令使用。
二、函：學校發文以「函」為主。
1、對上級機關有所請求或報告時。
2、對同級機關或不相隸屬機關行文時。
3、對民眾與機關間之申請或答復時。
三、其他公文：其他因辦理公務需要之文書。
1、書函：公務未決階段需磋商、徵詢意見或通報時使用，其性質不如函之正式性。
2、開會通知單：召集會議時使用。
3、簽：承辦人員就職掌事項，對機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用（學校內部使用）。
 
  • 常見公文用語與用字為何？ 
 一、稱謂
1、有?屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。
2、對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。
3、對個人稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」。
二、一般公文用語：
上級機關或首長查核、指示使用：
請　鑒核－報核案件。
請　核示－請示案件。
請　鑒查－僅供瞭解。
請　核備－核備案件。
平行機關知悉辦理時使用：
請　查照。
請　辦理惠復。
請　查明惠復。
請　查照轉知。
 
  • 公文速別之使用方式?
 公文速別係指希望受文機關辦理之速別。分別為「普通」、「速件」、「最速件」，使用時應確實考量案件性質填列適合之速別，處理時限如下：
  • 「最速件」：1日。
  • 「速件」：3日
  • 「普通」：6日
 
  •  如何安裝公文系統於桌面及下載操作手冊?
一、安裝公文Web client 系統於桌面：登入公文系統後，選擇【個人設定】/【線上更新】/【安裝公文客戶端範本】內下載安裝。
二、下載公文操作手冊：登入公文資訊系統後，選擇【個人設定】/【操作說明與表單】/【公文製作操作及說明下載】內下載。
 
  • 單位收到非所屬業務之公文時應如何辦理？
承辦單位於簽收分辦之來文，經主管核閱認為非屬單位主辦之公文，請於 1 日內點選「退文改分」，並請電話通知文書組辦理改分作業。
 
  • 來文內容若涉及 2 個單位以上者，應如何辨識由哪個業務單位承辦公文？
依文書處理手冊第 24 點第 3 項之規定：來文內容涉及 2 個單位以上者，應以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單位為主辦單位，於收辦後再行會辦或協調分辦。
 
  • 文件如何申請用印？
需蓋用印信之文件，請填寫「用印申請表」經單位主管審核並會辦相關單位後，由分權負責規定授權之單位主管核可後，送文書組蓋用印信。
 
  • 合約書用印時，應注意哪些事項?
契約或合約書用印時，承辦人應填寫合約訂立甲乙雙方全名、負責人及地址等完整資枓，填寫「用印申請表」並註明合約編號、名稱、份數後，檢附「簽呈」會辦相關單位後，依陳核流程申請用印。
 
  • 學校郵件交寄、兩校區校內文件及醫院文件如何傳遞?
  1. 郵件：每日下午1:30由專人送至郵局寄出。需於當日寄出之信件請於時間內送至文書組登錄，逾時則隔日寄送。
  2. 關渡及三芝校區公文傳遞：公務車每日上午11:00由關渡校區發車至三芝校區，下午12:30由三芝校區發車至關渡校區，傳送文件請於時間內將資料送至關渡警衛室或三芝總務處，填寫雙校區資料傳送登錄表即可。
  3. 醫院文件傳遞：每日下午1:30由專人送至馬偕醫院淡水分院。傳送文件請以院內文件轉送袋封裝，註明院區、收件及寄件者，送至文書組並填寫醫院傳送資料收發登錄本。
  4. 傳送文件係屬機密、急要文件或附有大量現金、高額有價證券及貴重物品時，應由承辦人員親自持送。