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馬偕學校財團法人
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文書組常見問題
公文分為那幾種?用法為何?
分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」6種。學校常用之公文分為以下幾類:
一、令:發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令使用。
二、函:學校發文以「函」為主。
1、對上級機關有所請求或報告時。
2、對同級機關或不相隸屬機關行文時。
3、對民眾與機關間之申請或答復時。
三、其他公文:其他因辦理公務需要之文書。
1、書函:公務未決階段需磋商、徵詢意見或通報時使用,其性質不如函之正式性。
2、開會通知單:召集會議時使用。
3、簽:承辦人員就職掌事項,對機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用(學校內部使用)。
常見公文用語與用字為何?
一、稱謂
1、有?屬關係之機關:上級對下級稱「貴」;下級對上級稱「鈞」;自稱「本」。
2、對無隸屬關係之機關:上級稱「大」;平行稱「貴」;自稱「本」。
3、對個人稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」。
二、一般公文用語:
上級機關或首長查核、指示使用:
請 鑒核-報核案件。
請 核示-請示案件。
請 鑒查-僅供瞭解。
請 核備-核備案件。
平行機關知悉辦理時使用:
請 查照。
請 辦理惠復。
請 查明惠復。
請 查照轉知。
公文速別之使用方式?
公文速別係指希望受文機關辦理之速別。分別為「普通」、「速件」、「最速件」,使用時應確實考量案件性質填列適合之速別,處理時限如下:
「最速件」:1日。
「速件」:3日
「普通」:6日
如何安裝公文系統於桌面及下載操作手冊?
一、安裝公文Web client 系統於桌面:登入公文系統後,選擇【個人設定】/【線上更新】/【安裝公文客戶端範本】內下載安裝。
二、下載公文操作手冊:登入公文資訊系統後,選擇【個人設定】/【操作說明與表單】/【公文製作操作及說明下載】內下載。
單位收到非所屬業務之公文時應如何辦理?
承辦單位於簽收分辦之來文,經主管核閱認為非屬單位主辦之公文,請於 1 日內點選「退文改分」,並請電話通知文書組辦理改分作業。
來文內容若涉及 2 個單位以上者,應如何辨識由哪個業務單位承辦公文?
依文書處理手冊第 24 點第 3 項之規定:來文內容涉及 2 個單位以上者,應以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單位為主辦單位,於收辦後再行會辦或協調分辦。
文件如何申請用印?
需蓋用印信之文件,請填寫「用印申請表」經單位主管審核並會辦相關單位後,由分權負責規定授權之單位主管核可後,送文書組蓋用印信。
合約書用印時,應注意哪些事項?
契約或合約書用印時,承辦人應填寫合約訂立甲乙雙方全名、負責人及地址等完整資枓,填寫「用印申請表」並註明合約編號、名稱、份數後,檢附「簽呈」會辦相關單位後,依陳核流程申請用印。
學校郵件交寄、兩校區校內文件及醫院文件如何傳遞?
郵件:每日下午1:30由專人送至郵局寄出。需於當日寄出之信件請於時間內送至文書組登錄,逾時則隔日寄送。
關渡及三芝校區公文傳遞:公務車每日上午11:00由關渡校區發車至三芝校區,下午12:30由三芝校區發車至關渡校區,傳送文件請於時間內將資料送至關渡警衛室或三芝總務處,填寫雙校區資料傳送登錄表即可。
醫院文件傳遞:每日下午1:30由專人送至馬偕醫院淡水分院。傳送文件請以院內文件轉送袋封裝,註明院區、收件及寄件者,送至文書組並填寫醫院傳送資料收發登錄本。
傳送文件係屬機密、急要文件或附有大量現金、高額有價證券及貴重物品時,應由承辦人員親自持送。
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